Administratice de project bilingue

Lieu : 
Ottawa
Salaire : 
40 000 $ à 45 000 $ selon l'expérience
Date limite : 
Samedi, 10 novembre, 2018



Description du poste :
En plus de veiller au bon fonctionnement général du bureau de l’ANFD, l’administratrice de projet a pour fonction principale de répondre aux besoins de la directrice de projet.

Rôles et responsabilités :
Tâches administratives

• Fournir un appui administratif à la directrice de projet et au Comité directeur national de l’ANFD et veiller, au quotidien, au fonctionnement efficace du bureau du projet
• Assister la comptable du projet, notamment : o en veillant à ce que les registres et la documentation en formats papier et électronique soient tenus avec exactitude à l’égard de toutes les transactions financières du projet o en aidant la comptable et/ou la directrice de projet à s’assurer que les relevés bancaires et toute la documentation requise soit en bon ordre tel qu’exigé afin d’effectuer les rapprochements bancaires mensuels o en aidant la comptable et la directrice de projet à s’assurer que toute la documentation requise soit en bon ordre tel qu’exigé afin de préparer un rapport trimestriel sur les flux de trésorerie et le rapport budgétaire o en aidant la directrice de projet dans la préparation de rapports explicatifs et budgétaires o en collaborant au processus de vérification de fin d'exercice, conformément aux saines procédures de gestion financière (y compris des méthodes de classement adéquates) o en gérant la documentation relative aux levées de fonds pour assurer la viabilité à long terme du projet, en veillant notamment au traitement précis et rigoureux des dons (soit le dépôt, la réception, la consignation dans les livres et les remerciements)
• Tâches administratives générales : photocopie, distribution du courrier, saisie de données, rédaction du procès-verbal lors des réunions, tenue des dossiers (en formats papier et électronique) et entretien des fournitures et du matériel de bureautique
• Coordonner les procédures du bureau et les services externes
• Aider à la préparation et à la diffusion des communications relatives au projet, notamment les comptes rendus et rapports afférents
• Conserver le registre des activités du projet une fois achevées, et en dresser la liste, ainsi que des documents produits, des réunions tenues et de tout autre aspect important qui documente la réalisation du projet
• Coordonner les réunions du projet en effectuant les démarches suivantes : envoi des avis de réunions en temps opportun, préparation et distribution de la documentation au préalable, vérification de l’équipement audiovisuel et de la nourriture en cas de besoin, réservations en vue des déplacements/voyages et veiller à fournir au personnel du projet et aux participants aux réunions les notes dont ils et elles ont besoin pour chaque réunion
• Gérer les formulaires requis par le gouvernement pour le respect des exigences en matière d’enregistrement de l’ANFD en tant qu’organisation et le maintien de son statut d'organisme de bienfaisance, ce qui comprend la préparation et le classement des formulaires financiers et des ressources humaines, et répondre à toute autre demande de renseignement.
• Consigner toutes les dates d’échéance importantes du projet
Tâches liées aux communications
• Rédiger les courriels et la correspondance, en français et en anglais, et répondre aux appels téléphoniques
• Aider la directrice de projet à répondre aux demandes des médias en temps opportun
• Aider à l’élaboration d’outils de communication en français et en anglais (lettres de financement, propositions, allocutions, etc.) et à la construction, au maintien et au téléchargement du contenu du site Web en rapport avec le projet
• Appuyer les événements liés au projet, notamment en réservant et en payant les lieux retenus pour les événements, en vérifiant les exigences en matière d’équipement en TI, en diffusant les communiqués de presse et en assurant la liaison auprès des médias, en veillant au bon fonctionnement de tous les événements liés au projet et en les dotant de l’appui administratif nécessaire
• Appuyer l’élaboration et l’entretien de bases de données relatives aux parties prenantes et autres

Qualifications et expérience :
La candidate retenue doit posséder :
• Une authentique passion pour les droits des femmes
• Une excellente aptitude à communiquer en anglais et en français oralement et par écrit, ce qui implique notamment une grande courtoisie aussi bien au téléphone qu’en personne
• Une expérience pertinente en administration de bureau et une expérience d’assistance pour la tenue de livres comptables seraient un atout
• Une maîtrise de MS Office (Excel, Word et Powerpoint) et une expérience des logiciels de comptabilité et de paie (tels que Simply Accounting et/ou Quick Books) seraient un atout
• La capacité démontrée de coordonner et superviser de multiples produits livrables, de respecter les échéances prévues et de fixer les priorités pour des tâches concurrentes, ce qui comprend une cadence de travail accéléré
• Des compétences relationnelles exceptionnelles afin d’interagir avec des organismes communautaires et gouvernementaux aussi bien qu’avec le personnel et l’équipe de bénévoles du projet
• Une expérience de travail dans le secteur des organismes sans but lucratif et/ou voués à l’égalité des femmes serait un atout

Conditions :
Il s’agit d’un poste bilingue dans le cadre d’un contrat de deux ans, avec possibilité de renouvellement. Un ensemble d'avantages sociaux concurrentiels sera offert en fonction de l’expérience de la candidate. Veuillez faire parvenir une lettre d’intérêt (qui précise la manière dont vos compétences et votre expérience correspondent à la description et aux qualifications du poste susmentionnées) et votre CV à l’attention du comité d’embauche à suki.beavers@nawl.ca. Nous accepterons les candidatures jusqu’à ce que le poste soit comblé. Prière de bien indiquer la mention « Administratrice de projet » dans la ligne Objet du courriel. Nous convoquerons à une entrevue les candidates retenues.

Moyen de contact : 
Email