Adjoint administratif

Lieu : 
Ottawa
Emploi : 
Temps plein
Date limite : 
Lundi, 23 novembre, 2020

Relevant de la Présidence-direction générale, l’adjoint administratif1 apporte un soutien  administratif à l’équipe du Réseau des services de santé en français de l’Est de l’Ontario (le  Réseau). Membre de l'équipe de soutien administratif, celui-ci collabore étroitement avec la  gestionnaire de bureau afin d’assurer le bon fonctionnement des activités administratives du  Réseau. Appelé à travailler avec plusieurs membres de l’équipe, il appuie particulièrement les  activités du Réseau en matière de désignation et d’engagement communautaire. Travaillant  dans un environnement en évolution constante, celui-ci sait faire preuve d’initiative et dispose  d’une bonne capacité de priorisation et d’adaptation au changement. 

RESPONSABILITÉS  

Soutien administratif  

  • Apporte un soutien administratif : convocation et organisation de rencontres ;  préparation de documents, rapports, ou présentations ; arrangements de voyage et  inscriptions ; photocopies ; etc. 
  • Coordonne les rencontres, appuie la logistique, assure la prise de notes lors  de réunions administratives pour les groupes suivants :  
    • Équipe de planification et d’engagement communautaire 
    • Rencontres de la grande équipe  
    • Équipe de gestion 
    • Autres 
  • Appuie la préparation de documents : recherche, ébauches, mise en page.  

Appui à la désignation  

  • Organise et coordonne les rencontres du comité de désignation, assure la prise de  notes et la rédaction de procès-verbaux. 
  • Assure le suivi des décisions du comité de désignation, en collaboration avec la  direction de la planification et de l’engagement communautaire. 
  • Prépare et envoie les lettres de suivi ainsi que les plans de désignation au RLISS et au  ministère de la Santé / ministère des Soins de longue durée. 
  • Maintient des statistiques sur le statut et l’état d’avancement des plans de désignation  et prépare des rapports à l’intention de l’équipe de planification et d’engagement  communautaire. 

Appui à l’engagement communautaire  

  • Organise et coordonne la présence du Réseau aux foires et aux  événements pertinents. 
  • Organise et coordonne les consultations et les activités d’engagement avec la  communauté, incluant un appui à l'organisation de l'AGA du Réseau. 
  • Coordonne les inscriptions aux activités d’engagement communautaire et sert de  personne-ressource pour les participants. 
  • Maintient des données et des statistiques sur l’engagement communautaire. 

Autres tâches  

  • Accueille les visiteurs à la réception, répond aux appels téléphoniques et assure les  suivis nécessaires. 
  • Commande les fournitures et le matériel de bureau requis. 
  • Collabore avec la gestionnaire de bureau afin de coordonner les activités de travail,  respecter les échéanciers et fournir un soutien au besoin. 
  • Appuie les nouveaux membres de l’équipe dans leur orientation. 
  • Assure le remplacement de la gestionnaire de bureau/adjoint à la direction en son  absence. 
  • Effectue toutes autres tâches connexes qui lui sont confiées par la Présidence direction générale.  

SCOLARITÉ ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE EXIGÉES  

  • Diplôme d’études collégiales en administration de bureau, ou une  combinaison d’études collégiales et d’années d’expérience jugée comparable.
  • Un minimum de deux ans d’expérience dans un poste jugé semblable.  
  • Une excellente connaissance du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Une excellente connaissance des appareils usuels de bureau ainsi que des logiciels  de courriel, de traitement de texte, de tableur et de présentation. 
  • Maîtriser la suite Google est un atout. 
  • Une connaissance de la communauté francophone de l’Ontario est un atout.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES  

  • Capacité de travailler de façon autonome et de contribuer au travail d’équipe.
  • Posséder de très bonnes habiletés de communication interpersonnelle.  
  • Avoir le souci du détail. 
  • Faire preuve d'initiative, de tact, et de jugement. 
  • Travailler dans un environnement dynamique et sujet au changement.  

Salaire et entrée en fonction :  
L’échelle salariale pour ce poste est de 46 730$ à 58 374$. L’entrée en fonction est prévue  pour le mois de décembre 2020 ou janvier 2021. 
  
Lieu de travail :  
Télétravail durant la pandémie, autrement : 
1173, chemin Cyrville, bureau 300 
Ottawa (Ontario) K1J 7S6 
  
Modalités d’envoi :  

Les personnes intéressées par ce poste doivent faire parvenir une lettre de présentation  ainsi que leur curriculum vitae au plus tard le 23 novembre 2020, avant 12h (midi), à l’adresse  suivante : 
Courriel : reseau@rssfe.on.ca 
Merci de préciser le nom du concours (« adjoint administratif ») au moment de nous envoyer votre candidature.  
 

Région : 
Est de l’Ontario